Datenmanagement im 21. Jahrhundert

Das Ziel des Kunden – Digitalisiertes Datenmanagement

Ein großer Verlag wollte sein Datenmanagement ins digitale Zeitalter holen. Das bisher praktizierte Verfahren war enervierend aufwändig, intransparent, langsam und damit teuer. Man wünschte sich eine durchgängig digitale Verarbeitung der Daten; die erneute Eingabe bereits erfasster Daten sollten der Vergangenheit angehören. Einmal eingepflegt sollten die Daten über Schnittstellen in die nachfolgenden Systeme einfließen und von diesen verarbeitet werden.

Die Veränderung – Daten einmal eingeben, vielfach nutzen

Der Verlag hat sein Ziel erreicht. Die Daten werden dort im IT-System erfasst, wo sie entschieden werden. Alles Weitere geschieht voll automatisiert: Die Prüfung und Abstimmung der Daten erfolgt workflowgestützt, aus den eingepflegten Daten werden alle für die Vermarktung benötigten Informationen für Print, Online und Mobile gebildet. Tagesaktuell und schnell. Außerdem werden die Daten nun zeitnah an die nachfolgenden IT-Systeme weitergeleitet, die sie weiterverarbeiten können. Eine enorme Erleichterung für die tägliche Arbeit!

Der Weg zum Ziel – Sehen, verstehen, durchdringen

Um eine optimale Lösung zu finden, mussten wir die Prozesse bei der Erstellung und dem Umgang mit den Daten sowie die Möglichkeiten der genutzten IT-Systeme zunächst einmal vollständig durchdringen. Das machten wir Hand in Hand mit einem internen Expertenteam. Bei Tausenden Positionen, viel implizitem Wissen, das in den Köpfen der Mitarbeiter schlummerte und einem Verlagssystem, das für die Annahme von extern zugelieferten Daten gar nicht ausgelegt war, keine ganz leichte Aufgabe. Hier waren große Sorgfalt und fachliche Kompetenz gefragt. Das Ergebnis unserer Analyse mündete in ein Fachkonzept, das die Grundlage für eine Ausschreibung bildete, aus der schließlich ein Anbieter als Sieger hervorging. Dieser sollte das erarbeitete Konzept zum Leben erwecken. Auch in der folgenden Phase der Umsetzungskonzeption begleiteten wir das Projekt noch bis zum Start des Pilotprojektes und steuerten im Team den IT-Dienstleister.

Ansprechpartner

 

David Winkens

Mobil: +49 152 21879863  
E-Mail: david.winkens(at)kirchner-robrecht.com